Кстати, об аутсорсинге ИТ-процессов. В последние два года его объем стабильно растет, и если прежде многие компании настороженно относились к идее передачи на аутсорсинг обслуживания их ИС, то в кризисные времена такие решения будут приниматься «с калькулятором в руках»: по мнению экспертов, внешняя ИТ-поддержка обойдется в 1,5-2 раза дешевле, чем содержание собственного системного администратора. Разумеется, это следует относить к небольшим и средним компаниям — крупные торговые сети вряд ли откажутся от собственных ИТ-специалистов.

 

 

 

Если придерживаться общепринятого определения, то внешние издержки — это денежные выплаты за ресурсы, полученные со стороны: зарплата наемных работников, оплата сырья и материалов, транспортных и других услуг. Как могут помочь ИТ в минимизации таких расходов?

 

Традиционно фонд оплаты труда в ретейле — одна из главных статей затрат. Конечно, можно пойти простым путем сокращения — уволить наименее толковых сотрудников, а на их место набрать меньшее число более трудолюбивых и сговорчивых. Еще один банальный путь — понизить персоналу зарплату, но где гарантия, что это не приведет к неожиданным для нас последствиям? Поэтому, перед тем как приступать к этим непростым процедурам, не мешало бы определить, сколько и каких сотрудников нам необходимо оставить и каким образом поднять эффективность тех сотрудников, кто останется работать. Специальный функционал ИС может облегчить нам эти задачи.

 

Например, в складской логистике внедрение технологии автоматической идентификации на основе штрихкодов позволяет отказаться от выполнения персоналом операций по бумажным документам, что исключает большое количество ошибок, обусловленных человеческим фактором, повышает скорость работы персонала и увеличивает производительность его работы. «Интеллектуальное управление заданиями — позволяет равномерно распределять между сотрудниками задачи таким образом, чтобы они соответствовали их навыкам. Функциональность системы также позволяет отслеживать работу погрузочной техники и оптимизировать маршруты ее перемещений. Система становится управленческим инструментом, отражающим полную картину деятельности склада, а аналитический модуль посредством проведения анализа KPI позволяет осуществлять поддержку в принятии решений о перераспределении ресурсов (складское пространство, персонал, техника) для решения различных задач в целях повышения общей эффективности работы склада». Очень важно, добавляет, чтобы каждая операция фиксировалась в ИС — кто подбирал, кто отгружал, и сколько времени на это было затрачено. Благодаря этому можно объективно оценить эффективность работы сотрудника и ее тарифицировать. Таким образом, система позволяет не только выявить наиболее способных работников и простимулировать их, но и максимально упростить отдельные операции, чтобы увеличить общую производительность. Г-жа Дегтярева привела и реальный пример: «Чтобы убедиться на практике в возможности оптимизации издержек, недавно мы совместно с одним из наших заказчиков (логистическим оператором) провели замеры показателей по логистическому обслуживанию одного из его клиентов до и после внедрения системы управления складом (WMS). Результатом ее трехмесячной эксплуатации стало в том числе уменьшение численности персонала, выделенного для обслуживания грузопотока этого клиента, с 30 до 12 человек. Компании удалось сохранить неизменным задействованный персонал даже при существенном увеличении объемов товаропотока по данному клиенту. Освободившийся персонал был переведен на обслуживание новых клиентов. Экономия на заработной плате, уменьшении административных затрат, связанных с исправлением ошибок и переходом на электронный документооборот, привела к снижению логистических издержек».

 

Увеличить производительность труда (а следовательно, уменьшить количество персонала) можно и с помощью более производительной техники: например, более быстрые сканеры, удобные периферийные устройства, простой интерфейс кассовой программы позволят снизить утомляемость работников. «В этом случае, — считает Владимир Новиков, — кассир может обслужить на 20-30 % покупателей больше. Значит, можно снизить количество персонала и техники. Или увеличить пропускную способность. Что предпочесть — зависит от формата торговой точки и ее особенностей».

 

Аналитические возможности ИС помогут и в выборе поставщика. Так, по мнению Андрея Наумова, в закупках огромное значение имеет постоянный мониторинг прайс-листов и выбор оптимального поставщика. «В условиях кризиса цены меняются чуть ли не каждый день, — подчеркнул он, — и человеческому мозгу крайне трудно обрабатывать такое количество данных. ИС проанализирует и выявит наиболее выгодные условия по закупкам на текущий момент. Еще одним результативным способом сокращения переменных издержек в торговой компании может стать централизация закупок. Возросший объем заказа позволит получать бульшую скидку от поставщиков и повысить прозрачность закупочной деятельности».

 

 

 

К ним обычно относят издержки, связанные с использованием предприятием своих собственных, внутренних ресурсов: использование складских и торговых площадей, оборачиваемость товаров, обеспечение бизнес-процессов, обучение сотрудников и пр.

 

Когда заходит речь о повышении емкости склада, то обычно имеется в виду увеличение высоты стеллажей, однако использование ИС позволяет делать это также за счет оптимизации заполнения каждой ячейки. «Например, если в одной ячейке хранить несколько товаров, — пояснил Игорь Сидоренко, — то с большой долей уверенности можно говорить о более эффективном использовании пространства самой ячейки. Благодаря использованию штрихового кодирования компания получает возможность размещения разных грузов в одной ячейке. Как правило, при бумажной технологии ни один кладовщик не пойдет на такое, потому что усложняется процесс подбора и велик риск ошибки. Сочетание же трех возможностей, которые появляются именно благодаря ИТ, — сокращения времени подбора товара, оптимального размещения и качества подбора — значительно увеличивают грузооборот компании».

 

Разумеется, нельзя забывать об обеспечении сохранности товара на складе — это особенно актуально для продуктовых распределительных центров, где, как правило, неизбежны издержки, связанные со скоропортящимся товаром. Использование профессиональной системы управления складом, специально предназначенной для хранения продовольствия, считает Наталья Дегтярева, позволяет отслеживать сроки годности товара, интеллектуально управлять размещением товара при его приемке, управлять заданиями на отбор товара с учетом его сроков реализации. Все это дает возможность повысить оборачиваемость склада и сократить до минимума издержки на списание товара.

 

Для сегмента non-food актуальны такие понятия, как сезонность товара, товары с длительным сроком поставки, коллекции и комплекты. «Без специальных ИТ-инструментов трудно оптимальным образом спланировать поставки многих групп товаров, — подчеркнул Андрей Наумов. — Если в преддверии Нового года вы заказали слишком много елочных украшений, то после праздника вам придется либо распродавать товар (в лучшем случае по себестоимости), либо забивать им складские площади на целый год. Аналитические функции информационной системы позволяют избежать таких ошибок и оптимизировать процесс закупки, снизить издержки на хранение товара, получить максимальную прибыль».

 

Выше мы уже говорили о том, что использование более эргономичной и производительной техники позволяет увеличить эффективность работы. Здесь скажем еще об одной возможности применения новых технологий для сокращения издержек — IP‑телефонии. Эта технология предполагает не только использование карточек для междугородных звонков, но и (с помощью организации обособленной виртуальной сети) возможность настройки голосовой связи по шифрованному каналу. Особенно выгодно это для компаний с территориально распределенной сетью филиалов.

 

Эксперты отмечают, что интенсивное экономическое развитие страны в последние годы способствовало массовому строительству торговых и складских площадей. И сейчас многие предприятия не арендуют, а используют собственные, построенные под свои нужды помещения. Аналитические возможности информационной системы помогут правильно оценить их рентабельность. «Однако вполне возможно, что в нынешнее кризисное время — считает Андрей Наумов, — некоторым компаниям будет выгоднее сдать часть площадей в аренду или открыть новое направление в бизнесе — ответственное хранение, и тем самым снизить внутренние издержки. Кстати, заниматься ответственным хранением без современной информационной системы также невозможно».

 

 

 

 

Чтобы в кризис не только выжить, но и получить импульс к дальнейшему развитию, необходимо использовать все возможности для рационального, эффективного «ведения хозяйства». Помимо мер, прямо относящихся к снижению издержек, можно назвать еще ряд мероприятий, так или иначе помогающих уменьшить расходы и увеличить поступления. Вот некоторые из них, связанные с использованием ИТ.

 

Реклама — двигатель торговли, но в трудные времена прежний объем рекламы становится непозволительной роскошью. Что делать? Профессионалы советуют обратить внимание на быстро растущий в последнее время рынок интернет-рекламы. По данным компании «Красный квадрат», из всех источников рекламы именно Интернет показывает наибольшую динамику: рост рекламного рынка в Сети в 2008 году составил более 50 %. Поэтому важно максимально использовать для продвижения своей продукции и услуг возможности Всемирной паутины — от поддержки сайта компании до разных видов интернет-рекламы (по данным «Красного квадрата», реклама в Интернете может быть эффективной уже при бюджете 5 тыс. руб.в месяц). Кроме того, для ретейлеров дополнительным источником доходов может стать интернет-магазин.

 

Одна из трех антикризисных мер, упомянутых нами в самом начале, — удержание объемов продаж. Это возможно только тогда, когда предпринимаются специальные усилия для привлечения новых клиентов (покупателей) и сохранения старых. Речь идет о программах лояльности. Обычно они реализуются с помощью пластиковых карт — бонусных и дисконтных, а потому в сети магазинов появляются издержки, связанные с процессингом этих карт (обмен данными о накоплениях по программе). «В настоящее время есть два способа организации процессинга — внешний и внутренний, — пояснил Андрей Наумов. — Внешний обеспечивается сторонними организациями, он отличается высокой стоимостью и не позволяет реализовать многие схемы работы по маркетинговым программам. Внутренний процессинг происходит средствами установленной информационной системы (если, конечно, система имеет такую возможность) и не только снижает затраты компании, но и предоставляет массу возможностей для создания разнообразных схем работы с покупателем». Поэтому важным критерием выбора ИС для торговой сети следует считать возможность реализации программ лояльности с помощью пластиковых карт.