Инвентаризация без потерь.

...............................................................................................................................................

Для бухгалтеров, экономистов конец года - это не только радость новогодних праздников, но и заботы о проведении инвентаризаций. Если предприятие крупное, то такая «радость» случается даже чаще. Это касается не только торговых предприятий с традиционно большой номенклатурой товарно-материальных ценностей, подлежащих инвентаризации. В этот список смело можно отнести и производственные предприятия, для которых актуально видеть остатки сырья и материалов на конец месяца. Также проблема касается крупных предприятий с большим количеством мест хранения. Здесь особенностью является точный учет наличия и местоположения основных средств. А в последнее время добавились розничные предприятия, в которых используется система количественного учета товаров. Общим для всех является методика проведения инвентаризации. Формируются составы комиссий, далее каждой выделяется определенное место хранения.

В ходе инвентаризации каждое ТМЦ заносится в инвентаризационную ведомость (наиболее продвинутые используют для этого заранее распечатанные из бухгалтерской программы ведомости), после этого полученные результаты вносятся в сличительные ведомости и по полученной разнице принимаются решения. С момента начала инвентаризация до получения результатов проходит значительное время в зависимости от количества товарно-материальных ценностей.

В качестве оптимизации сроков и результатов до недавнего времени при проведении инвентаризаций на таких предприятиях использовались следующие методы:
- Привлечение дополнительных человеческих ресурсов. Как правило, это работники смежных отделов, из которых формировалось несколько комиссий. Плюсами были - экономия времени на проведение инвентаризации и оперативное получение результатов. Минусом - дополнительные расходы на оплату труда и большая вероятность ошибки при формировании сводов по нескольким комиссиям.
- Инвентаризация проводилась в выходные дни либо в течение праздничных (дополнительных выходных) дней. График работы предприятия не корректировался, и дополнительные затраты состояли из оплаты сверхурочным сотрудникам занятым в инвентаризации.

Общим недостатком для проведения инвентаризации одним из выбранных способов является большой процент ручного труда и, соответственно, высокая вероятность ошибки. При самом пересчете легко ошибиться в отношении схожих видов товарно-материальных ценностей. Также существует вероятность неправильного определения количества товара в грузовых местах. Как пример, одни и те же кондитерские изделия могут поступать в фасовке по 4 и по 6 кг. Далее идут возможности ошибки при объединении данных нескольких участников инвентаризации в одну инвентаризационную ведомость. В процессе объединения можно как перепутать ассортимент, так и не правильно просуммировать количество. Последним этапом, на котором возможно возникновение ошибки является процесс внесения данных инвентаризации в базу данных складского учета. Конечно, все вышеназванные проблемы (или «особенности» ручной инвентаризации) можно решить многократными перепроверками на каждом этапе, но это опять дополнительные расходы времени и соответственно денежных средств. Как следствие, при проведении инвентаризации традиционным «бумажным» способом появляется огромное число ошибок. Из них до 80% связано с определением вида товара, а остальные приходятся на погрешности оператора при вводе данных. При этом руководство предприятия не может узнать результата инвентаризации до тех пор, пока все ведомости не будут введены. А подобный процесс может растянуться до нескольких дней.

Одним из вариантов решения проблемы инвентаризации является применение сканеров штрих-кодов. На сегодняшний день большинство товарно-материальных ценностей производятся с указанием штрих-кода. Штрих-код является уникальным, относится только к данному изделию. Многие предприятия (особенно крупные розничные) уже сегодня требуют в комплекте документов поставки дополнительно указать (распечатать) штрих-коды для ускоренной приемки товара и оперативного внесения данных в базу учета. Далее все движение ТМЦ происходит с использованием оборудования для сканирования штрих-кодов. Логично было бы использовать подобные устройства при инвентаризации больших объемов. Сегодня на белорусском рынке для этого предлагаются и уже используются терминалы сбора данных (ТСД). Это устройство совмещает в себе сканер штрих-кода и карманный персональных компьютер. При использовании данного устройства процесс инвентаризации выгладит следующим образом:
- Информация (артикул, наименование и штрих-код) о пересчитываемых ТМЦ агружается в ТСД.
- Сотрудник, проводящий инвентаризацию сканирует штрих-код ТМЦ. При этом ТСД автоматически определяет вид ТМЦ и начинает заполнять документ «Инвентаризация». По умолчанию количество товара равно количеству отсканированных штрих-кодов, по желанию, пользователь может корректировать количество. Это актуально для проведения инвентаризации больших объемов товара хранимого на поддонах.
- Далее сформированный документ инвентаризации с помощью поставляемого программного обеспечения загружается в базу данных на персональный компьютер где, при необходимости, редактируется.
- После этого данные можно передать в программу складского учета и, опять же автоматически, вывести разницу между данными учета и фактическим наличием.

Применение ТСД для переучета решает сразу несколько проблем. Полностью исключается возможность неправильного определения ТМЦ и значительно сокращается время необходимое для инвентаризации. Упрощается сам процесс определения вида товара. Достаточно поднести товар к сканеру штрих-кодов, и на экране мгновенно появляется наименование, цена и артикул. Во-вторых, исчезает необходимость ручного ввода данных: они немедленно попадают в компьютерную систему учета данного предприятия. В-третьих, автоматически формируется полный пакет документов для бухгалтерии и для руководства. В большинстве случаев внедрение ТСД окупается уже на второй-третьей инвентаризации. Благодаря ТСД становится возможным провести переучет в течение нескольких часов, невзирая на масштабы предприятия.

Дополнительным плюсом автоматизации складского учета предприятия с использованием сканеров штрих-кодов является их применение при приемке товара. Схема применения приведена ниже.

Сканирование товара по штрих-кодам в сопроводительных документах. Как вариант двойного контроля, сканирование штрих-кода на самих принимаемых ТМЦ.

Одновременно в базе учета формируется документ «Поступление ТМЦ», в котором заполняются строки. Далее пользователю остается только заполнить количество поступившего товара (ТМЦ).

В результате пользователь экономит время на поиск в базе поступившего товара, отсутствует вероятность ошибки пересортицы. При большом ассортименте поступающей номенклатуры экономия на каждой накладной составляет не менее 15-30 минут. Как вариант оптимизации данного способа возможно использование терминала сбора данных. Пользователь считывает штрих-коды каждой единицы товара либо руками корректирует количество, далее информация выгружается из ТСД в базу складского учета и формируется полностью готовый документ поступления. Экономия времени при этом еще значительнее. v Аналогично возможно применение сканера штрих-кодов при отгрузке товара (продукции). Сформированный заказ загружается в терминал и далее сканируя штрих-коды работник склада формирует накладную. При этом осуществляется дополнительный контроль на соответствие фактически отгружаемых ТМЦ тому, что указано в документах.

Таким образом, грамотное применение современного оборудования позволяет значительно сократить время инвентаризации и увеличить продолжительность выходных (в том числе и новогодних).

Автор: Калинович О.Э.