Каждая компания в ходе своей деятельности сталкивается с необходимостью проводить инвентаризация основных средств, которые находятся у нее на балансе. Согласно действующему законодательству, такую процедуру необходимо проводить минимум раз в год. Пока имущество организации умещается в рамках одной (или нескольких) комнат, этот процесс не вызывает никаких затруднений. Кроме того, некоторые организации (и это не секрет) проводят инвентаризацию только на бумаге.

Но когда размеры компании возрастают до нескольких сотен кабинетов, десятков офисов и региональных представительств, проведение инвентаризации становится настоящей проблемой. Особенно, если подразделения компании находятся в разных городах или даже странах. Телефон, который числится за бухгалтерией почему-то оказывается на столе менеджера по продажам. Оборудование, которое должно было быть отправлено в Ярославль, почему отправили в офис во Владимире и т.д. до бесконечности...... Знакомо?

Как избавиться от этих проблем? Как Вы наверное уже поняли из заголовка, мы будем говорить о том как внедрение штрихового кода поможет нам в этом. Штрих-код уже давно используется для проведения инвентаризации торговых остатков на складе или в торговом зале. Так почему бы не использовать его аналогичным образом при инвентаризации основных средств. Что для этого необходимо?

Во-первых, нужно промаркировать каждое основное средство (ОС) этикеткой с уникальным штрих-кодом. При этом, значение штрих-кода, может быть таким же как инвентарный номер ОС или же отличаться от него. Кроме штрих-кода, по которому происходит идентификация ОС, на этикетке обычно печатают еще название ОС, его инвентарный номер и другую необходимую информацию. Для того, чтобы справиться с этим процессом нам понадобится принтер этикеток. После того как маркировка всех ОС завершена, мы уже готовы к проведению инвентаризации. Нужно лишь взять в руки терминал сбора данных и начать сканирование штрих-кода со всех подряд основных средств. В результате, в терминале сбора данных будет сформирован файл, содержащий значения всех считаных штрих-кодов. Для подведения итогов инвентаризации останется лишь выгрузить полученный файл в вашу учетную систему и сформировать инвентаризационную ведомость. Какие преимущества мы получили от использования штрих-кода? - существенно сократилось время на проведение инвентаризации - уменьшилось кол-во ошибок - уменьшилось кол-во персонала, который задействован при проведении инвентаризации

Мы рассмотрели самый простой способ проведения инвентаризации с использованием технологии штрихового кодирования. Но кроме этого, мы можем использовать и некоторые дополнительные возможности. Например, проведение инвентаризации не всех подряд ОС, а только тех, которые числятся за определенным сотрудником или местоположением (офисом или отделом).

Для этого мы должны присвоить уникальный штрих-код каждому сотруднику и местоположению (подразделению). Теперь если нам требуется провести инвентаризацию ОС в определенном кабинете, мы должны выбрать номер этого кабинета в соответствующем поле в терминале сбора данных либо считать штрих-код с этикетки, которая наклеена, например, на двери в соответствующий кабинет. Или нам нужно проверить список оборудования, которое числится за увольняющимся сотрудником. В терминале выбираем фамилию сотрудника и считываем штрих-код со всего оборудования, которое у него есть. В итоге получаем отчет в учетной системе или непосредственно на экране терминала о том все ли сходится или какого-то оборудования не достает.

Мы рассмотрели лишь некоторые преимущества, которые может дать использование штрихового кода при проведении инвентаризации ОС. Если Вы заинтересованы во внедрении данного процесса в вашей компании, позвоните нам и мы проконсультируем Вас по всем интересующим вопросам.